8. Pagamenti e quote

L'area pagamenti (amministratore/segreteria) gestisce voci, addebiti, incassi e ricevute, con la quota di tesseramento configurabile per fascia.

8.1 Voci di pagamento

Il listino delle voci (quota mensile, kit, trasferte, ecc.). Ogni voce ha importo, ricorrenza, stagione di riferimento e classificazione contabile (istituzionale/commerciale). Non possono esistere doppioni (stessa voce nella stessa stagione). La voce "Tesseramento" è di sistema: il suo importo è governato dalle Quote tesseramento (vedi sotto) e non si modifica né si assegna a mano.

Dalla voce si assegna la quota agli atleti (a tutti, a una squadra, a un elenco, o per fascia categoria/anno/tipo), creando gli addebiti.

Quando una quota si paga dalla piattaforma, la famiglia paga solo la quota: sulla voce non c'è niente da decidere su chi sostiene i costi del pagamento online (punto 8.5).

8.2 Addebiti e incassi

La vista Pagamenti mostra chi ha pagato / è in attesa / è insoluto (scaduto), con riepiloghi e ricevuta PDF. Si registra l'incasso (contanti/bonifico/altro). È previsto "Annulla incasso" con doppia conferma: se un pagamento era stato segnato per errore (tipico: contanti mai ricevuti) l'addebito torna "in attesa" (il canale online/Stripe va invece gestito con rimborso, non annullato).

8.3 Avvisi quota

Si possono inviare avvisi via email con un link "Ho preso visione" (registra conferma e data). L'invio è dietro attivazione, per evitare invii involontari.

8.4 Quota di tesseramento (configurabile)

Iscrizioni e quote → Quote tesseramento è l'unica fonte dell'importo del tesseramento. Si imposta per stagione × tipo (nuovo/rinnovo/entrambi) × annata × categoria/livello, con la regola "più specifico vince" (categoria › annata › default). Un importo 0 = esente (nessuna quota, resta solo il controllo documentale: es. prima squadra/agonistica). Sul singolo atleta si può impostare una deroga: da matrice / esente / personalizzata.

Generazione delle quote. Dal pulsante "Genera quote" (in Segreteria o in Quote tesseramento) si creano in un colpo gli addebiti per tutti gli atleti attivi, con gli importi dalla matrice (e le deroghe). Salta gli esenti e chi ha già la quota; è rieseguibile senza duplicati. In alternativa si genera la quota del singolo atleta dalla sua scheda. I nuovi iscritti ricevono la quota alla conferma della preiscrizione.

8.5 «I miei pagamenti» — il lato della famiglia

Menu I miei pagamenti, visibile a genitori e atleti.

È la stessa partita vista dall'altra parte: il genitore trova le quote dei propri figli (l'atleta le proprie), quanto c'è da pagare in totale, cosa è già stato pagato e cosa no.

Dove il club ha attivato gli incassi online, dal sito si paga con carta o con addebito SEPA sul conto corrente. Il denaro va direttamente sul conto Stripe della società, non passa dalla piattaforma: è una scelta di struttura, e significa che l'incasso è del club dal primo istante. La famiglia paga dal sito o dall'app (dalla versione 1.20), con Paga accanto alla quota.

Prima di andare al pagamento la famiglia vede il riepilogo: la quota, e nient'altro. Pagare online non costa niente in più alla famiglia, con qualunque metodo.

Con l'addebito SEPA la banca conferma il pagamento in qualche giorno lavorativo. Nel frattempo la quota è in lavorazione: non è da pagare e non è ancora pagata, e non compare fra gli insoluti. Se la banca rifiuta l'addebito, la quota torna da pagare. Se una famiglia contesta un pagamento già andato a buon fine, la quota torna insoluta, la ricevuta viene annullata (il suo numero resta scritto) e il movimento esce dalla prima nota.

Il pagamento registrato qui compare subito in Segreteria → Incassi e, se la Tesoreria è in uso, genera da solo il movimento in prima nota (punto 14.2). Nessuno deve ribattere niente.

Cosa costa alla società. Su ogni pagamento online la piattaforma trattiene la Commissione di Piattaforma, a carico della società, nella misura del Listino del vostro periodo (con il Listino nuovo: un importo fisso secondo la fascia di importo del singolo pagamento, uguale per ogni piano e ogni metodo, IVA esclusa); la fattura una volta al mese con il dettaglio delle transazioni. Le commissioni di Stripe sono un'altra cosa: le addebita Stripe alla società, direttamente, secondo le sue tariffe, e le documenta nel pannello Stripe della società. Due rapporti, due documenti. I dettagli sono al punto 22.4.

8.6 «I miei documenti» — cosa serve alla società, e cosa manca

Menu I miei documenti, visibile a genitori e atleti, sul web e sull'app.

Prima di questa pagina la piattaforma mandava gli avvisi di scadenza del certificato medico e non dava nessun posto dove portarlo: l'unica via era il link ricevuto all'iscrizione, che si usa una volta sola. Si chiedeva una cosa senza dare il modo di farla.

La pagina risponde a tre domande, nell'ordine in cui se le pone un genitore:

• manca qualcosa? — in cima, in una riga: quante cose da fare, quante in controllo, a che punto è il fascicolo;
• che cosa? — le voci incomplete per prime;
• cosa succede se non lo porto? — sotto ciascuna, con le parole delle attività: «senza questo non può: allenamenti, amichevoli, tornei, partite di federazione». Non il livello di obbligatorietà, che a una famiglia non dice niente.

Ogni voce porta il gesto che le compete — carica, leggi e conferma, acconsento / non acconsento, leggi e firma — e per le prese visione il testo si apre e il pulsante di conferma sta dentro la finestra: si conferma dopo aver letto.

Chi ha più figli sceglie in cima di chi sta parlando.

Come si porta un documento. Sul web si sceglie un file (immagine o PDF). Sull'app ci sono tre strade: fotografarlo — il gesto di chi esce dallo studio medico —, prenderlo dal rullino, oppure scegliere un file da Drive, iCloud o dall'app File, perché il PDF del centro medico arriva per email e finisce in una cartella. Il limite è 15 MB.

La data di scadenza si dichiara insieme al file, quando il documento la richiede: sono la stessa cosa, e separarle vorrebbe dire poter cambiare la data senza cambiare il documento. Da quel momento non si modifica: per correggerla si ricarica il documento, oppure la sistema la segreteria, che il documento ce l'ha davanti.

Quello che la famiglia non trova qui è la verifica: chi porta un documento non è chi lo approva. Un file caricato risulta in controllo finché la società non lo guarda; se viene rifiutato, arriva un'email con il motivo e la voce torna fra le cose da fare.