3. Ruoli e cosa può fare ciascuno

Ogni utente ha un ruolo che ne determina i permessi. I permessi fini possono essere ulteriormente regolati dall'amministratore.

3.1 Chi vede che cosa

La tabella qui sopra dice cosa ciascuno può fare. Quanto vede è un'altra cosa, e vale la pena saperla, perché è all'origine di quasi tutte le domande del tipo «a me non compare».

• L'allenatore vede gli atleti, gli allenamenti e le presenze delle sue squadre: non quelli delle altre. Le partite, invece, le vede tutte — è voluto, serve a coordinarsi sul calendario della società.
• Il genitore vede soltanto i propri figli: documenti, consensi, quote, comunicazioni. Non esiste una vista sugli altri atleti, nemmeno della stessa squadra.
• L'atleta vede i propri dati e le informazioni delle proprie squadre.
• Il tesoriere vede i conti, compresi i compensi dello staff, che la segreteria non vede. È l'unico dato della piattaforma riservato a un ruolo e nascosto a un altro di pari grado.
• Ogni evento è pubblico — lo vedono i genitori e gli atleti delle squadre coinvolte — oppure interno, e allora resta allo staff. Conta soprattutto per gli eventi senza squadra: una riunione di società non deve comparire nel calendario delle famiglie.

Due società possono vedere cose diverse a parità di ruolo. I permessi che contano sono quelli personalizzati dalla società in Amministrazione → Gestione permessi, e vincono sui valori predefiniti del ruolo. Prima di concludere che «l'allenatore non può fare X», conviene guardare lì: potrebbe essere una scelta fatta a suo tempo dalla società.

Un cambio di permesso ha effetto subito sul server, ma chi ha già la pagina aperta continua a vedere quello che aveva caricato: deve ricaricare, e uscire e rientrare se il cambio riguarda le voci di menu.

La segreteria è volutamente separata dall'amministratore (accesso distinto) e non può modificare i permessi: così si evita che possa ampliare da sé i propri poteri. Anche la definizione delle voci di pagamento (il listino, in Iscrizioni e quote → Voci di incasso) resta riservata all'amministratore; la segreteria le applica e incassa dalla sezione Segreteria → Incassi (vedi punto 8).

3.2 Gestione permessi — la matrice

La pagina è Amministrazione › Permessi e la vede solo l'amministratore. È il posto in cui la società decide, ruolo per ruolo, chi vede e chi tocca ciascuna parte della piattaforma. Tutto il resto del manuale dice cosa fa un ruolo di serie: questa pagina è dove i valori di serie si cambiano.

Com'è fatta. Una tabella con i ruoli sulle righe (amministratore, segreteria, tesoriere, direttore sportivo, editore, allenatore, dirigente, genitore, atleta) e sulle colonne le voci della piattaforma — atleti, squadre, allenamenti, partite, convocazioni, documenti, tesoreria e così via — ciascuna con cinque azioni: Vedere, Creare, Modificare, Eliminare, Gestire. Sono tante colonne: si mostra un'area per volta, con il selettore sopra la tabella (Anagrafiche, Attività sportiva, Segreteria, Tesoreria, Sistema). Passando il mouse sull'intestazione di una voce compare a cosa serve e quale menu governa.

Le cinque risposte di una casella. Ogni casella dice fin dove arriva quel ruolo su quella azione:

Le modifiche si accumulano nella tabella e diventano definitive con Applica: finché non si applica, un avviso ricorda che ci sono modifiche in sospeso. La scheda Audit log tiene la storia di chi ha cambiato cosa e quando.

Come ragionare. Tre cose da tenere a mente, nell'ordine.

• Le eccezioni vincono sui valori di serie, e restano. Una casella impostata anni fa continua a valere anche dopo gli aggiornamenti della piattaforma, che cambiano solo i valori di serie. Quando un ruolo «non vede una cosa che dovrebbe vedere», la prima verifica è qui.
• «Solo i propri» è la leva della famiglia. Per un genitore o un atleta, dare Vedere con contesto OWN a una voce significa aprirgli il proprio pezzo di quella voce — la convocazione del figlio, non l'elenco della squadra; le statistiche del figlio, non quelle dei compagni. È il modo giusto di aprire qualcosa alla famiglia senza aprire tutto.
• Una cosa alla volta. Si cambia una casella, si applica, si prova con un utente di quel ruolo. Un cambio ha effetto subito sul server, ma chi ha già la pagina aperta deve ricaricarla — e uscire e rientrare se il cambio riguarda le voci di menu.

Le voci che riguardano la famiglia. Di serie genitori e atleti vedono poco, e in molti casi la società può aprire di più. Queste sono le righe che contano — nell'area Attività sportiva, tranne la Bacheca che sta in Sistema:

Perché le statistiche partono chiuse. Un ragazzo di dieci anni non deve trovarsi i suoi minuti e i suoi gol sotto gli occhi dei genitori come una pagella, e nessuna società vuole il confronto fra compagni a bordo campo. Per questo la riga nasce a niente per genitore e atleta, e si apre solo se la società lo vuole — tipicamente per i settori più grandi, con Solo i propri. Il manuale per le famiglie non nomina questa possibilità: se la società non la apre, la famiglia non sa che esiste e non la chiede.

Due righe dell'area Sistema che non riguardano la famiglia. Backup della società (Vedere = apre la pagina e scarica una copia; Gestire = pianifica, fa una copia adesso e ripristina) e Supporto (Vedere = la voce a menu e tutti i ticket della società; Creare = ne apre uno). Di serie le hanno amministratore e segreteria, nessun altro. Un club che vuole far segnalare i malfunzionamenti anche a un allenatore dà Creare su Supporto a quel ruolo; dare Gestire sul Backup a qualcuno è dargli il potere di sostituire tutti i dati della società, e va pensato come tale. Punti 19 e 20.

La riga «Foto» ha un gradino in più dal 2.36.0. Modificare = controllare le foto caricate dalle famiglie: approvarle o respingerle con un motivo. È una riga a sé proprio perché la società possa affidare il controllo a chi vuole — la segreteria, un dirigente, o l'allenatore con contesto Squadra per le proprie. Chi ha Gestisci controlla comunque. Di serie ce l'hanno amministratore e segreteria.

Una riga nuova dal 2.38.0: «Esportazione dei dati». È la riga più delicata della matrice e di serie non ce l'ha nessuno: portare fuori i dati di tutte le famiglie in un file solo è l'operazione più pesante che si possa fare qui dentro. Visualizza = i CSV (dati strutturati, senza allegati); Gestisci = il pacchetto completo, cifrato, che contiene anche i riferimenti ai certificati. Datela a poche persone, e a chi risponde dei dati. Fino al 2.37.0 bastava il permesso dei Report, che ce l'avevano quattro ruoli: se avevate personalizzato quella riga, controllate chi può esportare adesso. Estrarre i dati di una persona che li chiede resta un'altra cosa e si fa dal fascicolo, senza questo permesso.

Due righe nuove dal 2.34.0. Contratti (Gestire = accettare in piattaforma i documenti contrattuali del Gestore a nome della società; di serie solo l'amministratore, e va lasciata a chi può impegnare la società) e Consensi (Vedere = lo stato dei consensi delle famiglie, squadra per squadra; Gestire = pubblicare i modelli, registrare le firme su carta, sollecitare; di serie amministratore e segreteria). Punto 15.6.

Una riga dell'area Segreteria che riguarda la famiglia solo di riflesso. Cancellazione dati (Vedere = la coda delle richieste in Segreteria › Richieste di cancellazione; Gestire = eseguire la cancellazione, annullarla, e ricevere l'email a ogni nuova richiesta). Di serie amministratore e segreteria. Non c'entra con Eliminare sugli Atleti, che toglie soltanto l'atleta dagli elenchi: qui i dati vanno via davvero, tranne quelli che la società deve conservare. Punto 21.

Cosa non si può fare da qui. La segreteria non può entrare in questa pagina (punto 3, il riquadro sopra): è l'unica riga che l'amministratore non le passa. E non si può restare senza amministratori (punto 16.6).