19. Backup della società

La piattaforma intera viene salvata ogni giorno: questo lo fa il gestore, serve a rimettere in piedi il servizio se si rompe la macchina, e la società non deve fare niente. Il backup della società è un'altra cosa: una copia della sola vostra società — il suo database e i suoi file — che la società pianifica, scarica e da cui, se serve, ripristina da sé. Serve a un'altra domanda: «abbiamo cancellato per sbaglio mezza anagrafica, si può tornare a ieri?». Si trova in Amministrazione › Backup, e la vedono amministratore e segreteria.

19.0 Prima di tutto: la password del backup

Nessuna copia si fa senza una password del backup, che la società imposta una volta sola dal riquadro La password del backup. Da quella password nasce una chiave che cifra ogni copia — anche quelle della notte, quando nessuno è lì a digitare niente — e senza la password le copie non si aprono: né sul server, né nel deposito fuori sede, né da chi si impadronisse dei file. La stessa password serve poi per scaricare e per ripristinare.

La piattaforma non conserva la password: conserva solo una chiave che senza la password non apre niente. Ne seguono tre cose da sapere prima di scegliere:

• persa la password, le copie fatte fino a quel momento sono perse — nessuno, nemmeno il gestore, può recuperarle. Va conservata in un posto sicuro della società, non nella testa di una persona sola;
• cambiarla conoscendo la vecchia non perde nulla: la chiave resta la stessa, cambia solo la password che la apre, e tutte le copie restano apribili;
• «Password persa: azzera» è l'uscita di emergenza: si genera una chiave nuova, le copie precedenti restano in elenco come chiuse finché scadono, e da quel momento le nuove copie sono protette dalla password nuova.

19.1 Cosa c'è in una copia

Ogni copia contiene il database della società (atleti, famiglie, squadre, pagamenti, documenti, utenti, permessi: tutto) e i suoi file: i documenti e i certificati caricati sempre; le foto e le note audio a scelta, perché pesano — chi vuole una copia leggera le lascia fuori con l'interruttore senza foto e audio, e restano comunque sul server. Una copia resta disponibile 90 giorni, poi viene tolta da sola.

Dentro ogni copia c'è anche la cartella export/: gli stessi dati in un formato aperto e documentato — un file JSON e un file CSV per ogni entità (atleti, famiglie, squadre, rose, tesseramenti, documenti, pagamenti, partite, allenamenti, presenze, prima nota…), con gli stessi campi, uno schema che li descrive e un LEGGIMI. È ciò che permette a un altro sistema — un gestionale futuro, la federazione, il commercialista, un club con cui ci si fonde — di leggere i dati senza la piattaforma. Il formato è pubblico: docs.sportops.it/formato. Lo stesso pacchetto si scarica da solo, senza il resto del backup, da Segreteria › Esporta dati › Pacchetto dati aperto.

Ogni copia vale per la società che l'ha fatta e per nessun'altra: porta dentro il nome della società e del suo database, e un ripristino che non li trovi coincidenti si ferma prima di toccare qualsiasi cosa.

19.2 Quando si fa

Nel riquadro Pianificazione si sceglie mai (solo a richiesta), ogni settimana — con la notte della settimana — oppure ogni notte. La frequenza che si può scegliere dipende dal piano della società (punto 22); se un'opzione è grigia, è per questo. Le copie pianificate partono di notte, alle 2:40.

In alto a destra, Fai una copia adesso: al massimo tre al giorno, per i momenti in cui conviene avere una copia fresca prima di fare qualcosa di grosso — un'importazione di dati, una pulizia dell'anagrafica, il cambio di stagione. La copia compare nell'elenco in pochi istanti con lo stato in corso, e la pagina si aggiorna da sola finché non è pronta.

19.3 Le copie, e come si scaricano

L'elenco Le copie dice di ogni copia quando è stata fatta, di che tipo è (pianificata, a richiesta, prima del ripristino), cosa contiene, quanto pesa, quando scade, dove sta — solo sul server oppure anche fuori sede, quando il gestore ha attivato il deposito separato — e, se è fallita, il perché.

Scarica chiede la password del backup (punto 19.0): con quella apre la copia e vi consegna uno zip chiuso con la stessa password. Il file è uno zip AES-256: si apre con 7-Zip su Windows, con Keka o The Unarchiver su Mac; l'utility di sistema del Mac non lo apre, perché conosce solo una cifratura più debole che non useremmo per dati di minori. Dentro c'è un archivio con il database, la cartella export/ (i dati in formato aperto), i file e un manifesto. Una copia segnata chiusa è una copia fatta con una password poi azzerata: non si apre più.

Chi scarica una copia ha in mano i dati di tutte le famiglie della società. Va trattata come si tratterebbe l'archivio cartaceo: su un disco della società, non su un telefono; con una password seria; cancellata quando non serve più. La piattaforma registra chi ha fatto ogni copia.

19.4 La prova: sapere che la copia funziona, senza usarla

Un backup che nessuno ha mai riaperto è una speranza, non una garanzia. Sulla riga di ogni copia completata c'è Prova: la piattaforma riapre quella copia in un database usa e getta, conta le righe delle tabelle principali e le confronta con quelle che la copia dichiarava. I vostri dati non vengono toccati e il database di prova sparisce alla fine, anche se la prova fallisce. Serve la password del backup — perché la copia è cifrata con quella, e nemmeno la piattaforma la conserva: per lo stesso motivo questa prova la potete fare solo voi.

Se la prova dice che qualcosa non torna, non aspettate il giorno in cui vi serve davvero: scrivete al Supporto con quello che vedete.

19.5 Il ripristino

Ripristina riporta la società a com'era nel momento di quella copia. È l'operazione più delicata di tutta la piattaforma e va detto chiaramente cosa fa: sostituisce tutti i dati attuali — atleti, pagamenti, documenti, utenti e permessi compresi — con quelli della copia. Tutto ciò che è stato inserito o modificato dopo quel momento sparisce. Per questo:

• si chiede di scrivere il nome della società esattamente come compare nella finestra, e la password del backup: senza l'una e l'altra il pulsante non fa niente;
• prima di toccare qualsiasi cosa la piattaforma fa da sé una copia «prima del ripristino», completa, che compare nell'elenco: da lì si può tornare indietro se ci si accorge di aver scelto la copia sbagliata;
• per la durata — di solito un minuto o due — la società è in sola lettura: chi sta lavorando vede le pagine ma non salva, e un avviso lo dice; la pagina Backup si aggiorna da sola fino alla fine;
• a ripristino finito tutti gli amministratori ricevono un'email che dice da quale copia si è tornati e chi lo ha chiesto, e il gestore lo vede nella sua console;
• una copia fatta senza foto e audio non li tocca: quelli restano come sono adesso.

Il ripristino è in Gestire della riga Backup dei Permessi. Di serie lo hanno amministratore e segreteria; darlo ad altri è dare il potere di sostituire tutti i dati della società.

Anche gli utenti tornano indietro. Un accesso creato dopo la copia non esiste più, e una password cambiata dopo torna quella di prima. Chi ha lanciato il ripristino potrebbe dover rientrare. Se la società ha cambiato i permessi dopo la copia, tornano anche quelli.