14. Tesoreria — i conti della società

Menu Tesoreria. La vedono amministratore e tesoriere; la segreteria no.

Attenzione a non confonderla con gli Incassi (punto 8): lì si gestiscono le quote delle famiglie, cioè una parte di quello che entra. La Tesoreria tiene il conto di tutti i soldi che entrano ed escono — affitti dei campi, affiliazioni, assicurazioni, rimborsi, sponsor, compensi — e li classifica sullo schema di rendiconto CNDCEC/FNC usato dalle associazioni sportive.

14.1 Panoramica — quanto ho, e ci arrivo?

Quattro numeri in testa: quanto c'è adesso in cassa e in banca, entrate e uscite della stagione, la differenza. Sotto, i conti uno per uno, le partite aperte (le quote ancora da incassare), una previsione dei prossimi dodici mesi — saldo a fine di ogni mese, per vedere in anticipo il punto in cui resteresti a secco — e dove vanno i soldi, cioè le uscite ordinate per voce.

È controllo di gestione, non un documento fiscale: serve a decidere, non a depositare.

14.2 Prima nota — il registro dei movimenti

Ogni entrata e ogni uscita di cassa o banca, con data, descrizione, conto, importo e la voce di rendiconto a cui appartiene.

I movimenti generati dalla piattaforma — una quota incassata, una commissione — non si modificano qui, e la colonna Origine li distingue da quelli inseriti a mano. Non è una rigidità: un movimento nato da un incasso deve restare uguale all'incasso, altrimenti i due registri raccontano storie diverse. Se è sbagliato, si corregge alla fonte o si registra uno storno, che lascia traccia di entrambi i passaggi. La cancellazione resta possibile solo sui movimenti scritti a mano.

14.3 Scadenzario — le uscite che sai già

Le spese che tornano: affitti, affiliazioni, assicurazioni, canoni. Si registra l'impegno una volta sola, con la sua periodicità — ogni mese, ogni due, tre, sei mesi, una volta l'anno, oppure una tantum — e la piattaforma ne ricava le scadenze.

In testa trovi tre numeri che rispondono alla domanda giusta: scaduto e non pagato, in scadenza nei prossimi 30 giorni, impegnato oltre i 30 giorni.

Confermare una scadenza scrive il movimento in prima nota: è il punto preciso in cui la previsione diventa contabilità. Una scadenza che non si è verificata si salta, senza cancellare l'impegno che la genera.

14.4 Budget — quanto contavi, come sta andando

Il preventivo di stagione voce per voce, affiancato al consuntivo e allo scostamento.

Lo scostamento è già girato nel verso della società: positivo vuol sempre dire che va peggio del previsto — speso di più se è un'uscita, incassato di meno se è un'entrata. Un unico segno con due significati opposti sarebbe illeggibile a colpo d'occhio.

Sotto, quanto costa ogni squadra: entrate e uscite attribuite alle squadre, per sapere quali si mantengono e quali sono sostenute dalle altre.

14.5 Rendiconto — il documento per il commercialista

Lo schema CNDCEC/FNC a sezioni contrapposte: uscite a sinistra, entrate a destra, con l'esercizio precedente a confronto. Le voci a zero restano a schermo di proposito: uno schema a cui mancano le righe non è confrontabile con quello dell'anno prima.

In fondo, i proventi commerciali con il riferimento al plafond della legge 398/91, e i saldi iniziali e finali di cassa e banca.

Resta marcato bozza: è la base da consegnare a chi tiene la contabilità, non un documento depositabile così com'è.

14.6 Configurazione — da fare una volta sola

Tesoreria → Configurazione. Tre cose:

• Impostazioni contabili: il regime fiscale (L. 398/91 forfettario sportivo, ordinario, forfettario, Terzo settore), il tipo di rendiconto (per cassa sotto i 220.000 €, oppure bilancio per competenza) e il mese di apertura dell'esercizio — da cui dipendono tutti i periodi che vedi nelle altre pagine.
• Conti di cassa e banca: cassa contanti, conto bancario, conto postale, conto federale, incassi Stripe, altro.
• Piano dei conti: le voci dello schema CNDCEC/FNC. Non si eliminano — si rinominano con un'etichetta più familiare al club, o si disattivano se non servono. Cancellarle romperebbe il confronto con gli esercizi già chiusi.

14.7 I compensi dello staff

Sono un dato a parte: li vedono tesoriere e amministratore, non la segreteria, anche se la segreteria vede tutto il resto delle anagrafiche. Stessa regola per gli importi degli sponsor. È l'unica informazione della piattaforma riservata dentro l'area amministrativa, e vale la pena saperlo prima di chiedersi perché un importo non compare.