6. Segreteria — la console operativa

La sezione Segreteria (riservata ad amministratore e segreteria) è il pannello unico per gestire lo stato degli atleti: provini, onboarding dei nuovi, rinnovi, tesseramenti, archivio.

6.1 Colpo d'occhio

In testa alla console c'è un riepilogo immediato della stagione:

• numeri chiave: atleti attivi, tesserati, in lavorazione, archiviati;
• percorso di tesseramento (provini → documenti → attesa incasso → incassato → pronti → tesserati) con i conteggi;
• "Richiede la tua attenzione": le sole cose che chiedono un'azione (provini da valutare, documenti/consensi mancanti, certificati medici scaduti/in scadenza, quote da incassare o insolute, atleti pronti da tesserare). Le voci sono cliccabili e filtrano l'elenco;
• avanzamento tesseramenti della stagione.

Ogni riga dell'elenco atleti mostra inoltre una colonna "Stato" che sintetizza a che punto è quell'atleta.

6.2 Le viste (tab)

• Provini — richieste da valutare dai tecnici; l'accettazione/rifiuto avviene nel limbo Preiscrizioni.
• Onboarding — preiscrizioni accettate che stanno completando l'iscrizione (dati, documenti, consensi, pagamento). Non sono ancora atleti a sistema: al completamento diventano un atleta "Nuovo".
• Rinnovi & Nuovi — gli atleti già registrati per la stagione (rinnovo = era in rosa la stagione precedente; nuovo = primo tesseramento in stagione, incluso rientro da archivio o arrivo da altra società).
• Pronti al tesseramento — atleti con tutto a posto, pronti per l'atto del tesseramento.
• Archivio — atleti non più attivi (trasferiti, non rinnovati, ritirati); lo storico resta ed è ripristinabile al rientro.

(Accanto al nome di ogni tab una piccola ⓘ spiega cosa contiene.)

6.3 Dettaglio atleta e documenti

Dal bottone "Dettaglio" su ogni atleta si apre la scheda con l'avanzamento e la checklist dei documenti/consensi previsti per la sua situazione (nuovo/rinnovo): quali sono inseriti, quali mancano. La segreteria può registrare a mano un documento consegnato di persona (caricamento con scadenza), segnare una presa visione per conto della famiglia, scaricare o rimuovere un adempimento. Nella stessa scheda si gestiscono la quota di tesseramento dell'atleta (vedi punto 8) e la categoria/deroga (vedi punto 7).

6.4 Tesseramento e stampe

Quando documenti e pagamento sono completi, la segreteria tessera l'atleta (per un nuovo iscritto lo crea in anagrafica dalla preiscrizione; per un rinnovo segna la data tessera). Sono disponibili la scheda PDF del singolo atleta e l'elenco dei tesserati in PDF e CSV (da consegnare alla federazione).

6.5 Azioni rapide

Dalla console si segna rinnovo/nuovo, si archivia/ripristina un atleta, si registra un pagamento, si genera la quota di tesseramento e si tessera.

6.6 Importare i dati da un programma precedente

Segreteria → Importa dati. Serve a portare dentro le anagrafiche che la società ha già in un Excel, in un Access o in un foglio di calcolo, senza ridigitarle.

Come dev'essere il file. Una riga per atleta, con le colonne del genitore accanto (non un file a parte). La prima riga sono i titoli. Bastano quattro colonne — cognome, nome, data di nascita e un'email di contatto — tutto il resto è facoltativo. Si accettano .xlsx e .csv : separatore e codifica del CSV vengono riconosciuti da soli, accenti compresi. Le date vanno bene in qualunque forma italiana ( 27/05/2013 , 27/05/13 ). La pagina spiega tutto questo prima del caricamento e offre un modello da compilare.

Cosa fa la piattaforma al posto tuo. Riconosce da sola le colonne e propone la corrispondenza (la mappatura si può salvare come profilo e riusare per i file successivi). Deduce la categoria dall'annata di nascita: non serve una colonna categoria. Dal codice fiscale, dove c'è, ricava data di nascita e sesso mancanti e segnala le incoerenze. Riconosce chi è già in anagrafica (per codice fiscale, o per nome e data di nascita) e lo salta invece di duplicarlo, oppure ne completa i soli campi vuoti.

Prima di scrivere si guarda. L'anteprima mostra riga per riga cosa entrerà, cosa manca e cosa non torna; le righe da correggere si sistemano lì, senza tornare al foglio di calcolo. Solo dopo si preme Importa, e ogni importazione si può annullare — vengono tolti gli atleti creati da quel file, tranne quelli su cui nel frattempo si è già lavorato.

Si possono caricare più file, anche in giorni diversi: è normale avere un file per annata.

Due limiti da conoscere. Un genitore senza email non entra in anagrafica: l'email è ciò che lo identifica e non se ne inventa una: nome e telefono restano nelle note dell'atleta. E consensi, password e certificati non si importano — i consensi hanno valore solo se li presta la famiglia.

6.7 Far completare i dati alle famiglie

Subito dopo l'importazione (o in qualunque momento) la società manda a ogni famiglia un link personale: Manda il link alle famiglie, dalla schermata di esito dell'importazione. Non serve che la famiglia si registri.

Dal link il genitore controlla e completa i recapiti e la residenza dell'atleta, si registra come genitore indicando la propria email — ed è così che i genitori rimasti fuori dall'import entrano in anagrafica, con l'indirizzo vero — carica i documenti richiesti e sottoscrive i consensi. Quando ha finito, conclude e il link diventa di sola lettura.

Gli atleti senza alcun recapito email non possono ricevere il link: la piattaforma li elenca a parte, ed è la lista delle telefonate da fare. Se l'invio automatico delle email non è attivo sul club, i link compaiono comunque e si copiano per mandarli come si preferisce.