16. Utenti — chi entra a far funzionare la società
Amministrazione → Utenti. La pagina la vede e la usa solo l'amministratore.
Qui nascono le persone che operano per la società: più persone in segreteria, più persone che tengono i conti, più amministratori. Risponde a una domanda pratica che prima non aveva risposta dentro la piattaforma — «la nuova segretaria come entra?» — e a cui si rimediava chiedendo un intervento tecnico.
16.1 Chi si crea qui, e chi no
Si assegnano quattro ruoli, e soltanto quelli: amministratore, segreteria, tesoriere, editore (punto 3).
Chi ha già una scheda non si crea qui. Allenatori, direttore sportivo, dirigenti, atleti e genitori sono figure già classificate: il loro accesso nasce dalla propria anagrafica, e i loro permessi si regolano da Gestione permessi. Crearli anche qui vorrebbe dire due porte per la stessa persona — prima o poi con due password diverse, e con un elenco che dichiara un «direttore sportivo» che fra i Direttori sportivi non esiste. Se ci si prova, la piattaforma lo dice e indica dove andare.
Gli account che si trovassero già in questa condizione — perché arrivati da un programma precedente — restano nell'elenco marcati «fuori posto»: si possono correggere nei dati e lasciare com'erano, oppure spostare su uno dei quattro ruoli. Lo spostamento però non si torna indietro da questa pagina, e la piattaforma lo chiede prima di farlo: se quella persona deve restare direttore sportivo, la strada giusta è crearla nella sua anagrafica e disattivare qui l'account.
16.2 Creare un utente — la password non la sceglie l'amministratore
Si inseriscono nome, cognome, ruolo, email di accesso, e facoltativamente email di recupero e cellulare. L'account nasce senza una password utilizzabile: la persona riceve un invito e se la imposta da sé, con un link che vale 72 ore.
Non è una complicazione: è ciò che rende affidabile la traccia di chi ha fatto cosa. Se l'amministratore scegliesse la password della tesoriera, ogni operazione registrata a nome della tesoriera potrebbe essere di chiunque altro.
Se l'invito non arriva — la casella di posta sbagliata, il messaggio finito nello spam — si usa Rimanda invito dalla riga della persona. La stessa voce, per chi è già entrato almeno una volta, manda un link per rifare la password.
L'elenco distingue chi non è mai entrato da chi usa l'account: è il modo per accorgersi di un invito rimasto lettera morta.
16.3 L'email di recupero
È una seconda casella della persona, e non fa entrare. Serve a una sola cosa, ma decisiva: se un giorno l'indirizzo di accesso non si apre più — cambio di lavoro, casella chiusa, password persa — è lì che arrivano il promemoria di qual era l'indirizzo di accesso e il link per rifare la password (punto 2.2).
Ognuno se la gestisce dal proprio profilo; l'amministratore può indicarla in fase di creazione. Deve essere diversa dall'indirizzo di accesso: se fosse la stessa, chi perde l'una perde anche l'altra.
16.4 Cambiare l'email di accesso
L'indirizzo di accesso non lo cambia l'amministratore: lo cambia la persona interessata, dal proprio profilo, e serve la sua password attuale. Poi:
- al nuovo indirizzo arriva un link di conferma;
- il vecchio indirizzo e quello di recupero ricevono l'avviso che la richiesta è partita;
- finché la conferma non arriva, si entra ancora con l'indirizzo di prima.
Sono due tutele in una. Un errore di battitura non chiude fuori nessuno, perché l'accesso vecchio continua a funzionare; e un cambio non voluto si vede subito, perché l'avviso arriva su caselle che l'eventuale intruso non controlla. Chi non ha chiesto il cambio annulla la richiesta dal proprio profilo.
16.5 Gli utenti si disattivano, non si cancellano
Quando una persona lascia l'incarico, il suo accesso si disattiva: non entra più, ma resta nell'elenco e resta leggibile nelle registrazioni di ciò che ha fatto. Cancellarla renderebbe illeggibile lo storico — incassi, modifiche, approvazioni firmate a suo nome. La si può riattivare in qualsiasi momento.
16.6 Non si resta mai senza amministratori
Gli amministratori possono essere più di uno, ed è consigliabile che lo siano. La piattaforma impedisce di declassare o disattivare l'ultimo amministratore attivo, e nessuno può cambiare il proprio ruolo o disattivare se stesso: sono i due modi più rapidi per chiudersi fuori dal proprio club senza avere nessuno sopra che possa rimediare.
Se l'amministratore è uno solo, la pagina lo segnala in cima con un avviso. Non è un errore: è un invito a nominarne un secondo, prima che serva.