15. Configurazione della società

Raccoglie le impostazioni stabili del club (riservate ad amministratore/segreteria):

• Dati società (Amministrazione). Ragione sociale, codice fiscale/P.IVA, sede e dicitura per le ricevute; settore sportivo (lo sport praticato) e federazioni di affiliazione (una o più: FIGC, CSI, FIPAV, FIB, FIR…). Sport e federazioni guidano i preset delle categorie. Qui si imposta anche la durata della tessera (punto 12.2), e si accendono — con la dichiarazione sulla liberatoria — le foto di partite e allenamenti, con i mesi di proroga oltre la fine della stagione (punto 11, Le foto di partite e allenamenti).
• Documenti iscrizione (Iscrizioni e quote). Il catalogo dei documenti da caricare e dei consensi da sottoscrivere: obbligatorietà (15.2), scadenza, applicabilità nuovi/rinnovi, riuso al rinnovo.
• Quote tesseramento (Iscrizioni e quote). La matrice degli importi (vedi punto 8.4).
• Voci di incasso (Iscrizioni e quote). Il listino delle voci che la segreteria addebita.
• Categorie (Stagione). Le categorie e la mappa annata→categoria per stagione (punto 7).
• Stagioni, campionati e tornei (Stagione). L'impianto agonistico dell'annata (punto 11).
• Verifica identità (Iscrizioni e quote). Il livello richiesto in fase di iscrizione (punto 5).
• Gestione permessi (Amministrazione, solo ADMIN). Regolazione fine dei permessi per ruolo.
• Utenti (Amministrazione, solo ADMIN). Chi entra a far funzionare la società: segreteria, tesoriere, altri amministratori, editore (punto 16).
• Documenti contrattuali (Amministrazione, solo chi ha Contratti). I documenti fra il Gestore e la società, e la loro accettazione (punto 15.6).
• Consensi e modelli (Segreteria). L'informativa e i consensi che la società fa firmare alle famiglie, e lo stato delle firme (punto 15.6).

15.1 Aspetto — i colori della società

Amministrazione → Aspetto.

La società sceglie con quali colori la piattaforma si presenta ai suoi. Non si scelgono i singoli colori: si sceglie una combinazione da un catalogo, ed è una limitazione voluta.

Ogni combinazione del catalogo è verificata prima di entrarci: si controlla che il testo resti leggibile sul suo sfondo e che la voce di menu attiva si distingua dalle altre. Con la scelta libera dei singoli colori è questione di minuti prima che qualcuno produca testo scuro su fondo scuro — e, non riuscendo più a leggere l'interfaccia, non possa nemmeno tornare indietro.

Il logo del club si carica in Dati società; il tema scelto vale per tutti gli utenti della società, su web e su telefono.

15.2 Documenti iscrizione — un oggetto, quattro modi di adempierlo

Iscrizioni e quote → Documenti iscrizione.

Ogni voce di questa pagina è un documento. Prima c'erano due pulsanti — «documento da caricare» e «consenso» — che sembravano due cose diverse da creare: non lo erano, era lo stesso oggetto con due modi di venire soddisfatto. Ora si aggiunge un documento, e si sceglie come si adempie:

Il modello: che cosa legge la famiglia

Dove si legge qualcosa serve il documento da leggere, e va pubblicato dalla società: un PDF caricato nella colonna Modello (statuto, regolamento, moduli che il club ha già dal commercialista o dalla federazione), oppure un testo scritto direttamente nella scheda, per le informative brevi che non vale la pena impaginare. I due sono alternativi: due modelli sullo stesso requisito vorrebbero dire non sapere quale dei due è stato letto.

Senza modello la famiglia dichiara di aver preso visione di un'etichetta. Era esattamente ciò che succedeva prima di questa versione, e non ha alcun valore.

Quando il documento cambia, alza anche la versione: chi aveva sottoscritto quella vecchia risulterà da riconfermare, invece di risultare a posto per sempre.

Senza questo documento, fin dove si arriva

Le cose che un atleta può fare non sono un elenco: sono una scala, ordinata per esigenza crescente. Chi scende in campo in una partita di federazione può certamente allenarsi; il contrario no.

Per questo la società non compila sei interruttori per ogni documento: dice dove finisce il verde. Ogni riga dell'elenco ha sei tacche, e si clicca per cambiarle:

• ✓ consentito — la mancanza di questo documento non impedisce quell'attività;
• ! consentito, ma segnalato — si può fare, e la piattaforma lo dice;
• ✕ bloccato.

La scala si ricompone da sé. Se blocchi le amichevoli, tornei e partite di federazione si bloccano insieme — sono più esigenti, non meno; se riapri il campionato, si riapre tutto quello che sta prima. Una riga che blocca le amichevoli e consente i tornei non vorrebbe dire niente, e infatti non si può scrivere.

Le ultime quattro tacche corrispondono ai tipi di partita che la piattaforma già distingue, quindi la regola vale davvero: è la stessa cosa che l'allenatore vede quando compone una distinta.

E l'altra domanda: serve a chiudere la pratica?

È una domanda diversa dalla scala, e prima era confusa dentro la stessa parola. Il tesseramento è un atto della segreteria, non una delle sei attività: un documento può servire a tesserare senza impedire nulla in campo (la foto tessera), oppure non servire al tesseramento e impedire tutto (un documento che la società richiede per l'accesso).

Si imposta nella scheda del documento, con «Serve a chiudere la pratica di tesseramento», e sulla riga compare come pastiglia serve alla pratica.

(Chi usava i quattro gradini precedenti — necessario al tesseramento, per l'attività, per la società, facoltativo — li ritrova travasati riga per riga: nessuna configurazione è andata persa, e ogni gradino è diventato una scala già compilata, che si può ritoccare.)

La scadenza. L'interruttore Scadenza dice che quel documento ne ha una: al caricamento la piattaforma la chiede, e da quel momento segnala il documento in scadenza (30 giorni prima) e scaduto. La data si inserisce dal dettaglio dell'atleta in Segreteria e si corregge in seguito senza ricaricare il file. Per il certificato medico va anche sulla scheda anagrafica (punto 12.1).

Chi lo usa già. I documenti del catalogo di partenza nascono così: certificato medico su Tesseramento e attività; privacy, consenso immagini, statuto/regolamento, certificato contestuale e foto tessera su Necessario al tesseramento; documento d'identità, documento del tutore, tessera sanitaria e consenso promozionale su Facoltativo. Ogni società può cambiarli.

15.3 Cosa può fare un atleta — le altre due situazioni

Iscrizioni e quote → Cosa può fare un atleta.

Su un atleta pesano tre cose indipendenti, e ciascuna dice fin dove si arriva sulla stessa scala di sei attività:

1. dove sta nel percorso — provino, onboarding, tesserato, in prestito, tessera scaduta…;
2. cosa manca nel suo fascicolo — è la scala che si regola documento per documento (15.2);
3. come sta con i pagamenti.

Il verdetto è la più severa delle tre. Basta una che blocca. Non si incrociano in un'unica tabella di proposito: verrebbe una combinatoria che nessuno compila. Restano tre elenchi corti — due in questa pagina, il terzo accanto ai documenti che riguarda.

In Panoramica, sulla riga di ogni atleta, il risultato si legge in chiaro: «non può: amichevoli, tornei, partite di federazione».

I pagamenti

Tre situazioni, non una: quota non ancora emessa (la società non gliel'ha ancora chiesta), emessa e nei termini, insoluta. La terza è quella su cui si decide, e conta solo dopo i giorni di tolleranza che imposti in fondo alla pagina — bloccare il giorno dopo la scadenza e bloccare dopo due mesi sono due politiche diverse.

Partono tutte a «segnala», e non è una svista. Impedire a un minorenne di allenarsi perché i suoi genitori non hanno pagato è una scelta legittima, e diverse società la fanno. Ma non può essere il valore predefinito: chi non apre questa pagina non deve ritrovarsi ad aver escluso un ragazzo senza averlo deciso. Se è quello che volete, bastano due clic.

Qui si parla delle quote diverse da quella di tesseramento: quella blocca già la chiusura della pratica (punto 6.4), e contarla di nuovo direbbe la stessa cosa due volte.

La deroga sul singolo atleta

Le regole valgono per tutti; su una persona precisa la società decide altrimenti, nei due versi, dal dettaglio dell'atleta in Segreteria:

• «Passa comunque» — sostituisce il verdetto. Per l'atleta che si è deciso di far giocare lo stesso: un arretrato che non si vuole far pesare sul ragazzo, una situazione particolare deliberata dal consiglio.
• «Fermalo comunque» — si aggiunge, e vince la più severa. Per quando il fascicolo è perfetto ma l'atleta non deve scendere in campo: una sospensione, un infortunio, una squalifica.

Anche la deroga è una scala, non un interruttore, perché il caso più comune non è tutto o niente: un squalificato di solito si allena e non gioca. Si stringe cliccando le tacche.

Il motivo è obbligatorio. Non è pignoleria: fra sei mesi, una deroga senza motivo è un atleta fermo e nessuno che sappia perché.

(Per chi non deve proprio pagare, lo strumento giusto non è la deroga ma la quota esente: vedi il punto 8.4. Senza addebito aperto, l'asse dei pagamenti non tocca l'atleta.)

15.4 Firmare, e chi deve firmare

Che valore ha una firma fatta da qui. È una firma elettronica semplice, e vale per la sua traccia: chi ha firmato, quando, da quale collegamento, su quale versione del documento e con quale impronta. Senza l'impronta, fra tre anni non si potrebbe dimostrare che cosa è stato firmato — la versione da sola è un'etichetta che si può riscrivere. Accanto a ogni documento sottoscritto, nel dettaglio dell'atleta, una piccola v mostra tutta la traccia.

La via cartacea non è un ripiego. Un documento si può sempre firmare su carta, in segreteria: chi lo registra attesta che è stato firmato in loco e che l'originale è cartaceo, e anche questo resta scritto.

Quando serve la firma di entrambi i genitori. Sull'uso pubblico di foto e video di un minore la firma di un genitore non basta per definizione: dipende da come i due esercitano la responsabilità genitoriale. Chi firma per primo lo dichiara:

• disgiunta — la sua autorizzazione è sufficiente, e il consenso è valido da subito;
• congiunta — serve anche l'altro genitore. Chi firma indica nome ed email dell'altro, la piattaforma gli manda il documento, e lui firma dal suo link: non gli si chiede di registrarsi al gestionale della società per firmare un modulo.

Finché il secondo non risponde il consenso resta sospeso: non è un sì e non è un no, e la società non pubblica. Se rifiuta è no, ed è una risposta valida come il sì. Se non risponde mai resta sospeso, e la società lo vede fra le cose da sollecitare.

Il requisito che può funzionare così si imposta nella sua scheda, con «Può richiedere la firma di entrambi i genitori».

15.5 Un file caricato non è ancora un documento

Quando è la famiglia a caricare un file, quel file va guardato. Può essere la pagina sbagliata, una foto mossa, il documento di un'altra persona: finché nessuno lo apre, il fascicolo risulta completo senza esserlo — e la società crede di avere un documento che non ha.

Perciò ciò che arriva dalla famiglia nasce da controllare. Nel dettaglio dell'atleta la segreteria trova i due pulsanti Va bene / Non va bene, e in Panoramica c'è la voce «Documenti caricati da controllare».

Il motivo del rifiuto è obbligatorio, e non per pignoleria: la famiglia lo legge, e senza quella riga ricarica lo stesso identico file. «La pagina è tagliata», «è scaduto», «è il documento di un'altra persona».

Quello che carica la segreteria non passa da qui: chi lo carica lo sta già guardando.

Quanto vale un documento non ancora controllato lo decide la società, una volta, per tutti i suoi atleti — in Amministrazione → Dati società:

• conta, ma resta segnalato finché non è stato aperto (predefinito);
• conta subito, e il controllo è solo successivo;
• non conta finché non è stato accettato.

Non c'è una risposta giusta in assoluto: la prima è il compromesso, la terza è la più corretta ma fa della segreteria il collo di bottiglia del venerdì sera.

15.6 Documenti contrattuali, modelli e consensi

Dal 2.34.0 i documenti «legali» vivono su tre piani, e conviene tenerli distinti perché chi scrive, chi firma e cosa vale cambiano a ogni piano.

Primo piano — fra il Gestore e la società. Condizioni di servizio, listino, accordo sul trattamento dei dati, livelli di servizio: li scrive il Gestore e li accetta il legale rappresentante della società, dalla pagina Amministrazione › Documenti contrattuali. Il percorso è quello di una firma vera: arriva un codice per email valido dieci minuti, ogni documento va aperto e letto, poi due spunte separate — l'accettazione e l'approvazione delle clausole che la legge chiede di approvare a parte — e alla fine un PDF di conferma con le impronte dei documenti, spedito alla PEC della società (va scritta in Dati società) e a chi ha firmato. Quando il Gestore pubblica una versione nuova, la pagina lo dice con l'anticipo previsto e, scaduto il preavviso, chi ha il permesso Contratti trova la piattaforma che chiede l'accettazione prima di andare avanti; gli altri utenti non vengono fermati. Chi preferisce firmare con firma digitale o su carta manda il documento al Gestore, che lo registra dalla sua console: per la piattaforma è la stessa cosa. Finché il Gestore non ha pubblicato nessun documento contrattuale, questa pagina non chiede nulla.

Secondo piano — fra la società e le famiglie: i modelli. L'informativa privacy della società, i consensi con la liberatoria per le immagini, l'opt-in ai canali di messaggistica, gli impegni dello staff. Il modello lo scrive il Gestore, ma il documento che le famiglie firmano è della società, che ne è titolare: in Segreteria › Consensi e modelli si compila in tre passi — i dati della società, presi da Dati società (ragione sociale, codice fiscale, sede, PEC, legale rappresentante, referente privacy: vanno compilati prima, altrimenti il documento esce con i buchi); i blocchi facoltativi da tenere o togliere; l'anteprima. «Pubblica» crea la versione in vigore, con il suo PDF e la sua impronta; la precedente resta in archivio con le firme che ha raccolto. L'informativa viene prima dei consensi: senza quella pubblicata gli altri non si pubblicano. Se il Gestore aggiorna un modello, la pagina lo segnala e la società decide quando adottarlo; se l'aggiornamento è sostanziale, le famiglie rifirmano.

Terzo piano — la firma delle famiglie, per atleta. Il genitore, o l'atleta maggiorenne, trova nel Mio fascicolo i documenti della società: legge il PDF, sceglie voce per voce (le voci obbligatorie, come la presa visione dell'informativa, sono segnate) e firma dichiarando a che titolo lo fa. Tre cose da sapere sulle immagini, decise per tutti i club:

• la foto tessera fa parte del tesseramento e non chiede un consenso;
• le immagini di attività (le foto di partite e allenamenti viste dalle famiglie della squadra, punto 11) e la diffusione esterna (sito, MediaGallery, social) sono due consensi distinti;
• nessuno dei due è condizione per iscriversi, e si revocano in qualsiasi momento dalla stessa pagina — la revoca vale da quel momento, non cancella la firma precedente.

Una società può chiedere che firmino entrambi i genitori (opzione in Dati società): la firma del primo resta «in attesa del secondo» finché l'altro genitore, con il proprio accesso, non la completa. Chi firma su carta lo dice alla segreteria, che dalla scheda Stato consensi registra il cartaceo con data e scansione — registra, non firma al posto della famiglia. La stessa scheda dice, squadra per squadra, chi non ha ancora firmato cosa, e manda il sollecito per email.

Chi tratta i dati firma una volta (modello «Informativa e impegni staff»). Allenatori, dirigenti, segreteria e amministratori sottoscrivono gli impegni della società: quella sottoscrizione è la designazione degli autorizzati che il GDPR (art. 29) chiede di poter dimostrare. Finché non lo fanno il ruolo funziona, ma certificati, note sull'atleta e compensi restano chiusi, con scritto il perché e il collegamento al documento. La scheda Autorizzati (art. 29) in Consensi e modelli tiene l'elenco — in cima chi deve ancora firmare — e lo esporta in CSV per una verifica; chi non è più in forza resta come «ruolo cessato», perché è la traccia di chi ha trattato i dati e fino a quando. Quando disattivate un utente che aveva firmato, alla segreteria arriva il promemoria di ciò che la piattaforma non può fare da sola: farsi restituire elenchi e copie, far cancellare le foto salvate sui telefoni, togliere la persona dai gruppi.

Cosa cambia in pratica quando i consensi sono pubblicati. Da quel momento la piattaforma li applica: una foto di attività si pubblica solo se tutti gli atleti taggati hanno detto sì alle immagini, finisce sul sito o in condivisione solo con il sì alla diffusione esterna, e un messaggio WhatsApp di gruppo salta chi non ha dato l'opt-in — dicendo chi è stato escluso. Prima della pubblicazione non cambia nulla, e le firme raccolte con il vecchio impianto dei Documenti iscrizione sono state portate avanti (il «sì» di allora alle foto vale per entrambe le categorie).